Kaufmann(frau) für Büromanagement

Themengebiete

1. Auftragsteuerung und Auftragskoordination

Auftragsinitiierung

  • Kunden produktspezifische und kaufmännisch beraten
  • Angebotsgrundlagen und Angebotsalternativen mit dem Kunden entwickeln
  • ergänzenden Service anbieten
  • Kalkulationsdaten für Angebote einholen
  • Angebote erstellen
  • Auftragseingang prüfen, Auftrag bestätigen

  Auftragsabwicklung

  • Zeit- und Ressourcenplan in Abstimmung mit den Beteiligten erstellen
  • auftragsrelevante Beschaffungen sicherstellen
  • auftragsbegleitend mit dem Kunden kommunizieren
  • auftragsbezogene Daten einholen
  • Soll- und Ist-Vergleich der Leitungserbringung durchführen, bei Bedarf nachsteuern
  • Abnahme der Leistung veranlassen

  Auftragsabschluss

  • Auftragsdokumentation vervollständigen und bearbeiten
  • Aufträge nachkalkulieren
  • Aufträge fakturieren, Kundenrechnungen erstellen
  • Zahlungseingänge überwachen und bei Bedarf Maßnahmen einleiten

  Auftragsnachbereitung

  • Kundenzufriedenheit ermitteln und auswerten
  • Maßnahmen zur Kundenbindung initiieren
  • Kundenreklamationen bearbeiten
  • Probleme in Auftragsprozessen identifizieren und analysieren
  • Problemlösungen vorschlagen

2. Kaufmännische Steuerung und Kontrolle

Finanzbuchhaltung

  • Kreditoren- und Debitorenstammdaten aufnehmen und pflegen
  • Geschäftsvorgänge unter Berücksichtigung gesetzlicher und betrieblicher Regelungen buchhalterisch einordnen
  • Belege erfassen, kontieren und auf Bestands- und Erfolgskonten buchen
  • im Rahmen der Kontokorrentbuchhaltung Zahlungseingänge überwachen und Zahlungsausgänge veranlassen
  • Maßnahmen bei Zahlungsverzug einleiten
  • bei periodengerechten Abschlussarbeiten unterstützen

 Kosten- und Leistungsrechnung

  • Zweck und Struktur der betrieblichen Kosten-und-Leistungs-Rechnung bei Aufgabenstellungen berücksichtigen
  • Kosten ermitteln, aufbereiten und überwachen
  • Leistungen kalkulieren und verrechnen
  • Ergebnisse der Kosten- und Leistungsrechnung für Entscheidungen aufbereiten

  Controlling

  • Einflussfaktoren auf den Betriebserfolg identifizieren und reflektieren
  • Ergebnisse der Betriebsrechnung und der Finanzbuchhaltung für das Controlling aufbereiten und interpretieren
  • Soll- und Ist-Vergleiche durchführen, Abweichungen feststellen und kommunizieren
  • Kennzahlen ermitteln, aufbereiten und beurteilen, Statistiken und Berichte erstellen

3. Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen

laufende Buchführung

  • Buchungsvorgänge bearbeiten
  • Kassenbuch führen
  • Bestands- und Erfolgskonten führen
  • Offene-Posten-Liste verwalten
  • Zahlungssein- und -ausgänge kontrollieren und Maßnahmen bei Zahlungsverzug einleiten
  • am buchhalterischen Jahresabschluss unter Berücksichtigung der Fristen mitwirken

Entgeltabrechnung

  • Personalstammdaten erfassen und pflegen
  • erforderliche Prozessdaten für die Entgeltabrechnung erfassen und bearbeiten
  • Auszahlungsbeträge unter Berücksichtigung geltender steuer-, sozial- und tarifrechtlicher Bestimmungen ermitteln
  • notwendige Unterlagen zum Monats- und Jahresabschluss unter Berücksichtigung der Fristen erstellen

betriebliche Kalkulation

  • Kosten verursachungsgerecht zuordnen
  • Angebote unter Berücksichtigung der Kosten und Marktchancen kalkulieren
  • auftragsbezogene Kosten überwachen und kontrollieren
  • Verfahren der Voll- und Teilkostenrechnung anwenden
  • durch Nachkalkulation Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg ermitteln

betriebliche Auswertung

  • bei der Ermittlung der Unternehmensertragslage mitwirken
  • Wirkungen der Abschreibungen für den Betriebserfolg unterscheiden
  • Statistiken erstellen und Plan-Ist-Vergleiche durchführen
  • Betriebliche Kennzahlen beurteilen und für unternehmerische Entscheidungen aufbereiten

4. Einkauf und Logistik

Bedarfsermittlung

  • Bedarf an Produkten und Dienstleistungen feststellen
  • Mengen und Termine disponieren

operativer Einkaufsprozess

  • interne Einkaufsrichtlinien und Rahmenverträge sowie betriebliche Compliance einhalten
  • Bezugsquellen ermitteln, analysieren und Lieferantenvorwahl treffen
  • Angebote einholen und vergleichen
  • Bestellung durchführen, Auftragsbestätigung mit der Bestellung vergleichen und bei Abweichungen Lösungen vereinbaren
  • Vertragserfüllung überwachen und bei Vertragsstörung Maßnahmen einleiten

strategischer Einkaufsprozess

  • bei der Verhandlung von Einkaufskonditionen mitwirken
  • Lieferanteninformationen für Entscheidungen systematisch erfassen
  • bei der Erstellung von Rahmenverträgen mitwirken
  • Prozesse der Bedarfsermittlung und des Einkaufs reflektieren und Verbesserungen vorschlagen

Lagerwirtschaft

  • unterschiedliche Systeme der Lagerhaltung vergleichen
  • vom Ausbildungsbetrieb genutztes Lagersystem bei logistischen Abläufen berücksichtigen
  • Wareneingang prüfen, Mängelbeseitigung veranlassen
  • Bestände erfassen, kontrollieren und bewerten

5. Marketing und Vertrieb

Marketingaktivitäten

  • Instrumente der Marktbeobachtung und –analyse nutzen und dabei Mitbewerber sowie Marktentwicklungen beachten
  • an der Entwicklung von Marketingmaßnahmen mitwirken
  • Ressourcen planen und organisieren und Kosten ermitteln
  • Bei der Durchführung von Marketingmaßnahmen, insbesondere bei der Verkaufsförderung, mitwirken und diese Maßnahmen dokumentieren
  • Aktivitäten hinsichtlich Zeit, Wirtschaftlichkeit und Qualität überwachen und gegebenenfalls nachsteuern
  • Wirkung von Marketingmaßnahmen feststellen und Verbesserungsvorschläge entwickeln

Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen

  • Kundendaten und Kundeninformationen nutzen
  • Vertriebsformen berücksichtigen
  • Situationen des Kunden analysieren, Bedarf feststellen, kundengerechte Lösungsvorschläge entwickeln und erläutern, über Finanzierungsmöglichkeiten informieren; Angebote unterbreiten
  • Verträge und Vertragsverhandlungen vorbereiten und an Vertragsabschlüssen mitwirken
  • Erfüllen on Verträgen überwachen, bei Abweichungen Maßnahmen einleiten

Kundenbindung und Kundenbetreuung

  • Kundenbeziehungen unter Berücksichtigung betrieblicher Vorgaben gestalten
  • Maßnahmen der Kundenbindung und -betreuung umsetzen
  • Beschwerden entgegennehmen und Maßnahmen des Beschwerdemanagements umsetzen
  • Kundenzufriedenheit ermitteln, Maßnahmen vorschlagen

6. Personalwirtschaft

Personalsachbearbeitung

  • Rechtliche Vorgaben aus unterschiedlichen Beschäftigungs- und Dienstverhältnissen im Ausbildungsbetrieb beachten
  • Personalakten unter Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit führen
  • Vorgänge im Zusammenhang mit Entgelten oder Bezügen bearbeiten
  • Vorgänge im Zusammenhang mit Arbeits- und Fehlzeiten bearbeiten
  • Auskünfte im Zusammenhang mit der Personalverwaltung erteilen
  • Personalstatistiken führen und auswerten
  • Informations-, Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte berücksichtigen
  • Bei Einstellungen und personellen Veränderungen erforderliche Meldungen veranlassen, Verträge vorbereiten und Dokumente erstellen

Personalbeschaffung und Personalentwicklung

  • Personalbedarfsermittlung unter Berücksichtigung von Anforderungsprofilen unterstützen
  • im Personalbeschaffungsprozess, insbesondere bei Stellenausschreibungen, Auswahlverfahren und Entscheidungsfindungen mitwirken
  • im Bereich der Personalentwicklung insbesondere Maßnahmen im Rahmen der Aus- und Weiterbildung organisieren
  • betriebliche Gesundheitsförderung unterstützen
  • Maßnahmen der Personalbeschaffung und -entwicklung reflektieren und Verbesserungen vorschlagen

7. Assistenz und Sekretariat

Sekretariatsführung

  • Methoden des Selbstmanagements zur Optimierung von Büroorganisation und Arbeitsabläufen anwenden
  • Kommunikation mit den Beteiligten unterstützen und über Prioritäten von Interessen und Anliegen entscheiden
  • Kommunikation mit den Beteiligten situationsgerecht gestalten, dabei Anliegen berücksichtigen, eigenes Rollenverständnis entwickeln
  • Kommunikationsstörungen vermeiden
  • Kleinprojekte planen, durchführen, kontrollieren und bewerten

Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung

  • Termine koordinieren und überwachen; Wiedervorlage steuern
  • termingerecht Informationen und Arbeitsergebnisse einfordern und bereitstellen
  • Informationen und Dokumente inhaltlich zusammenstellen
  • über Dringlichkeit von Informationen und Dokumenten sowie deren Weiterleitung entscheiden
  • Geschäftskorrespondenz führen

Organisation von Reisen und Veranstaltungen

  • Reisen organisieren, nachbereiten und abrechnen
  • Veranstaltungen organisieren, begleiten und nachbereiten
  • Unterlagen zusammenstellen und aufbereiten

8. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement

Öffentlichkeitsarbeit

  • Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit des Ausbildungsbetriebes analysieren
  • an der Entwicklung von Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit unter Berücksichtigung von Zielsetzung, Zielgruppen und unterschiedlichen Medien mitwirken
  • Umsetzung der Maßnahmen planen und organisieren
  • Wirkung der Maßnahmen analysieren und bewerten

Veranstaltungsmanagement

  • an Veranstaltungsplanungen, insbesondere hinsichtlich  Öffentlichkeitsarbeit, Ressourcenkalkulation, räumlicher Organisation und Ausstattung, mitwirken und dabei wirtschaftliche,
  • rechtliche und ökologische Aspekte berücksichtigen
  • Einladungen und Teilnehmerunterlageerarbeiten sowie Teilnehmer bei Anfragen und organisatorischen Problemen unterstütze
  • Prozesse mit Dienstleistern koordinieren und überwachen, dabei betriebliche Compliance einhalten und bei Abweichungen Maßnahmen einleiten
  • Kosten nachkalkulieren, Rechnungen prüfen und kontieren
  • Veranstaltungen dokumentieren und analysieren, Informationen für die Öffentlichkeitsarbeit und nachfolgende Prozesse nutzen

9. Verwaltung und Recht

Kunden- und Bürgerorientierung

  • Kunden und Bürger im Umgang mit Verwaltung situationsgerecht unterstützen, auf sachgerechte Antragstellung hinwirken
  • Möglichkeiten der Aufgabenerledigung Kunden und Bürgern nachvollziehbar aufzeigen
  • Verwaltungsprozesse transparent gestalten

Rechtsanwendung

  • Anliegen und Zuständigkeiten klären, Sachverhalte ermitteln, Maßnahmen einleiten
  • Beteiligungsverfahren durchführen, dabei Verfahrensvorschriften beachten
  • Rechtsgrundlagen bei der Wahrnehmung von Fachaufgaben anwenden
  • Sachverhalte unter Tatbestandsmerkmale subsumieren und unter Beachtung gebundenen und ungebundenen Verwaltungshandelns Rechtsfolgen feststellen

Verwaltungshandeln

  • Verwaltungsakte entwerfen
  • Bekanntgabe von Verwaltungsakten veranlassen
  • Widersprüche, Einsprüche und Beschwerden entgegennehmen, Form und Frist prüfen und weiterleiten
  • Möglichkeiten der Korrektur von Verwaltungshandlungen aufzeigen
  • Vorgänge nach rechtlichen und behördlichen Vorgaben dokumentieren
  • Bearbeitungsprozesse analysieren und Verbesserung vorschlagen

10. Öffentliche Finanzwirtschaft

Finanzwesen

  • rechtliche Grundlagen des öffentlichen Haushaltes der ausbildenden Stelle unter Berücksichtigung des Haushalts- oder Wirtschaftsplans anwenden
  • Haushaltsgrundsätze bei der Mittelbewirtschaftung anwenden
  • am Verfahren zur Aufstellung des Haushalts- oder Wirtschaftsplan mitwirken
  • Anforderungen der Haushaltsaufsicht und Haushaltskontrolle berücksichtigen

Haushalts- und Kassenwesen

  • Geschäftsvorgänge zuordnen und Buchungen vorbereiten
  • bei der Mittelbedarfsberechnung im Rahmen der Haushaltsausführung mitwirken
  • gebuchte Einnahmen, Ausgaben, Erträge und Aufwendungen ermitteln und hochrechnen
  • Übersichten für Mittelzu- und Mittelabflüsse erstellen, überwachen und weiterleiten
  • Voraussetzungen für Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen prüfen
  • Unterlagen für den Jahresabschluss zusammenstellen

Organisatorische Daten

  • Termin:
    auf Anfrage
  • Dauer:
    5.400 UE
  • Form der Weiterbildung:
    Intensivseminar
  • Prüfung:
    vor der IHK
  • Durchführungsort:
    Querfurter Straße 12
    06295 Luth. Eisleben
  • Kosten:
    auf Anfrage

Ansprechpartner

  •  Marita Traeger

    Marita Traeger

    Prokuristin / Fachbereichsleitung

    Aus- & Weiterbildungsbereich

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